REFA-Organisationsmethoden für die öffentliche Verwaltung (kompakt)

Block 1:    02.09.2024 bis 04.09.2024
Block 2:    12.09.2024 bis 13.09.2024
Block 3:     16.09.2024 bis 17.09.2024

Das Seminar findet Montag bis Freitag in der Zeit von 09:00-16:00 Uhr statt.

In den letzten Jahren ist unter anderem das Thema E-Government stärker in den Blick gerückt. E-Government kann dabei helfen, die Effizienz der Verwaltung zu erhöhen und dadurch Kosten und Zeit zu sparen. Ein entscheidender Punkt bei der Umsetzung von E-Government ist, dass die Prozesse der Leistungserbringung und alle daran beteiligten Arbeitssysteme vor ihrer Digitalisierung analysiert, mit Zahlen, Daten, Fakten beschrieben sowie gegebenenfalls neu strukturiert und standardisiert werden.

• Sie kennen ausgewählte REFA-Methoden des Organisierens für Verwaltung und Dienstleistung.
• Sie wissen die methodische Vorgehensweise bei Organisationsuntersuchungen anzuwenden.

Grundlagen der methodischen Organisationsarbeit in der öffentlichen Verwaltung

• Grundbegriffe und Grundlagen der Organisation, Aufbau- und Ablauforganisation
• Prozessorientierung vs. Funktionsorientierung
• Methodisches Vorgehen bei Organisationsvorhaben
• Kontinuierliche Prozessverbesserung – Einbindung in Zielsysteme
• REFA-Arbeitssystem

Aufbauorganisation

• Aufgabengliederung und Funktionsverteilung
• ABC-Analyse und Ermittlung von Nutz-, Stütz-, Blindleistungen zum Aufdecken von Gestaltungsschwerpunkten
• Stellenbeschreibung als Grundlage der Arbeitsbewertung

Zeitdaten und Fallzahlen

• REFA-Zeitgliederungsschema, Datenermittlungsmethoden im Überblick
• Interviewtechnik (Schätzverfahren) zur Zeitdatenermittlung in der öffentlichen Verwaltung
• Arbeitsmengen-/Fallzahlenermittlung

Personalbedarfsermittlung

• Personalbedarfsermittlung – Einordnung, Ziele und Aufgaben
• Grundbegriffe u. Grundrechnung der Personalbedarfsermittlung
• Methoden der quantitativen Personalbedarfsermittlung
• Analytische Personalbedarfsermittlung nach der Kennzahlenmethode (REFA)
• Ermittlung und Berechnung der Personalkapazität

Aufgabenkritik zur Prozessverbesserung

• Kontinuierliche Prozessverbesserung – Fokus Wertschöpfung
• Methode „Aufgabenkritik“ – systematische Vorgehensweise
• Kreativitätstechniken im Überblick
• Potenzialanalyse zur Bewertung der Gestaltungsideen

Prozessanalyse und –gestaltung

• Grundlagen der Prozessorganisation
• Analysieren und Visualisierung von Prozessen
• Ermittlung von Durchlaufzeiten und mittleren Bearbeitungszeiten
• Prozessgestaltung

Fallbeispiel „Referat Verwaltungsmodernisierung“ (begleitend zu o.g. Themen)

Nach erfolgreicher Seminarteilnahme erhalten Sie Ihre persönliche REFA-Bescheinigung mit einer Auflistung aller im Seminar vermittelten Inhalte.

Die erfolgreiche Teilnahme an diesem Seminar ist ein Baustein der Ausbildung „REFA-Organisator/-in“.